Einführung Modul EXA
Am 01.05.2021 startete die Einführung des Moduls EXA. Dies ist der umfangreichste Teil der Systemumstellung, weshalb auch zwischen EXA-PM (für Prüfungsmanagement) und EXA-VM (für Veranstaltungsmanagement) unterschieden wird. Die Zusammenfassung der Prozesse auf eine Plattform trägt maßgeblich zur Vereinheitlichung und Verbesserung der Serviceleistungen bei.
Funktionen
Über EXA-PM wird nach Abschluss des Moduls die Planung, Anmeldung und Zulassung der Prüfungen abgewickelt. Ebenso werden die Noteneingaben und -einsicht darüber verwaltet. Funktionen die derzeit in LSF zur Verfügung stehen, werden für Studierende dann über das Campus-Portal bereitstehen. Das Altsystem POS wird abgelöst.
EXA-VM ersetzt die Funktionen des LSF wie Raumkoordination, Lehrveranstaltungen und Pflege der Lehrendendaten. Für Verwaltungsmitarbeiter*innen, Lehrende und Studierende entfallen die verschiedenen Plattformen und werden durch ein zentrales System ersetzt. Endlich!
Derzeit beschäftigen wir uns im CM (und auch in erweiterten Arbeitskreisen) intensiv mit EXA-PM. Dazu gehört die gemeinsame fachliche Planung mit der HIS e.G. Aktuell befassen wir uns hauptsächlich mit der Prozessanalyse und dem Prozess der Migration der „Altdaten“ aus dem bestehenden System in das neue System. Welche Daten sind für uns relevant, welche werden noch gebraucht und welche kann man getrost ins Archiv legen?
Die Abbildung der Prüfungsordnungen wird einer der großen Herausforderungen. Was so simpel klingt, ist ein sehr, sehr komplexer Vorgang. Daher kann nicht „eben mal so“ eine Änderung in die Prüfungsordnungen gemacht werden, denn hier hängen viele Strukturen und Verknüpfungen am System mit dran. Es ist eben nicht wie bei einer Word-Datei, bei der man mal eben ein Komma setzen muss. Daher arbeitet das Campus-Management gemeinsam mit anderen Abteilungen und Personen, wie dem Qualitätsmanagement, den Studiendekanen, dem Prüfungsamt, dem Moodle-Team aus Profun.Dig und e-Learning, der Referentin für Digitales und und und… Das Fazit: es geht es gut voran, wir sind im Zeitplan. Dennoch dauert die Einführung der neuen Software und Prozesse seine Zeit, weil es eben so komplex und umfangreich ist. Daher kalkulieren wir derzeit mit 4-5 Jahren Einführungsphase.